Sådan OCR'er du en indscannet faktura
Mange virksomheder gemmer fakturaer som scannede PDF-filer til arkivering og registrering. Når en faktura scannes fra papir eller optages med et kamera, indeholder den resulterende PDF normalt billeder af dokumentet i stedet for rigtig digital tekst. Selvom fakturaen ser læsbar ud på skærmen, kan teksten ikke vælges, søges eller kopieres, fordi den er en del af et billede. Optisk tegngenkendelse, også kendt som OCR, løser dette problem ved at analysere dokumentets visuelle struktur og genkende tegnene på de scannede sider. Når teksten er genkendt, konverteres den til maskinlæsbare tegn, der er indlejret i PDF'en. Det gør dokumentet søgbart og giver brugerne mulighed for at vælge eller kopiere oplysninger fra fakturaen. Anvendelse af OCR på indscannede fakturaer kan forbedre den måde, hvorpå finansielle dokumenter opbevares, tilgås og gennemgås i digitale arbejdsgange.
Hvorfor behandle indscannede fakturaer med OCR?
Uden OCR opfører scannede fakturaer sig som simple billeder, hvilket gør det vanskeligt at finde specifikke oplysninger som fakturanumre, leverandørnavne, datoer eller totaler. Brugerne skal scanne dokumentet visuelt, hver gang de har brug for at finde en detalje. Ved at konvertere den synlige tekst til digitale tegn gør OCR det muligt at søge efter nøgleord i dokumentet og kopiere relevante afsnit, når det er nødvendigt. Dette forbedrer dokumentets tilgængelighed og hjælper med at organisere fakturaarkiver mere effektivt.
Når OCR til fakturaer er nyttigt
OCR er især nyttigt, når man skal håndtere store samlinger af fakturaer eller digitalisere papirbaserede regnskaber. Virksomheder kan anvende OCR, når de arkiverer fakturaer, gennemgår finansielle dokumenter eller forbereder optegnelser til revisioner og administrative processer. Det er også nyttigt, når teams hurtigt skal finde specifikke fakturaer eller udtrække oplysninger fra dokumenter, der oprindeligt blev scannet.
Sådan udtrækker du fakturadata fra en PDF
For at behandle en scannet faktura med OCR skal du uploade PDF-filen til et OCR-værktøj. Systemet analyserer hver side og registrerer de tegn, der er til stede i dokumentbillederne. Under denne proces identificerer softwaren bogstaver, tal og symboler og konverterer dem til digital tekst. Den genkendte tekst indlejres derefter i PDF'en, så dokumentet bevarer sit oprindelige udseende, samtidig med at det bliver søgbart og valgbart.
Behandl fakturaer med NivoPDF
NivoPDF giver dig mulighed for at anvende OCR på scannede fakturaer direkte fra din browser. Upload fakturaens PDF, og start genkendelsesprocessen. Systemet analyserer dokumentet og konverterer de registrerede tegn til søgbar tekst. Når behandlingen er færdig, kan du downloade den opdaterede PDF og nemt søge eller kopiere oplysningerne i fakturaen.
